Tips för att göra affärer utomlands

En affärsresa utomlands kan ge fart på din karriär, men den kan också vara stressande. Du kanske vill förhandla om ett avtal, göra en presentation för ditt företag, utföra forskning eller träffa kunder som du hittills bara har haft online-kontakter med. Du kommer att ha förväntningar och kanske lite oro om viktiga affärsbeslut står på spel. Att känna till och planera vissa saker före din resa kan hjälpa till att minska din ångest och undvika vanliga misstag som nya affärsresenärer brukar göra.

Innan en affärsresa till ett främmande land, se till att fråga din chef om all nödvändig information. Fråga särskilt om vad målen är, hur du bäst kan uppnå dem och hur han eller hon vill hållas informerad under och efter din resa. Du bör också få annan viktig information som:

• Resa- och bokningsprocedurer

• Tillåtna hotell-, flyg-, biluthyrnings- och nöjeskostnader

• Tillåtna och otillåtna utgifter

• Godkännandeprocess och ansvarig person för utgifter som överskrider den personliga taknivån

• Regler om (om tillämpligt) att ta med en partner/maka på resan

• Reserelaterade kostnadsersättningar

• Skyldigheter och ansvarsområden

• Försäkringsskydd

• Föredragna leverantörer

• Resesäkerhet (personal och dokument)

Informationsguiden kan också ge information om lokala lagar som måste följas. Att bryta mot lokala lagar kan skapa problem för dig och ditt företag.

Försök att hålla ditt schema flexibelt efter att du har inkluderat de obligatoriska affärsmötena, seminarier och andra aktiviteter som du ska delta i som en del av ditt jobb. Din kund kanske bjuder in dig till en lunch eller karaokekväll som en del av landets företagskultur. Beroende på vilken stad du besöker, kan du också behöva överväga risken att bli försenad på grund av trafikstockningar, en lokal parad eller andra evenemang som kan orsaka förseningar.

En affärsresa till ett nytt land är ett välkommet avbrott från kontorsrutinen. Passa på att ta in landets historia, kultur och sevärdheter, samt livsstilen hos de människor du möter. Vem vet, du kan stöta på personer som kan vara till nytta för ditt företag eller för dig själv. Du kan få idéer eller praktiska råd för att bygga en djupare relation med din kund och ta ett steg före dina konkurrenter. Har du LinkedIn-kontakter eller gamla kollegor i det främmande landet? Informera dem om din kommande resa och fråga om de kan visa dig runt.

En affärsresa till ett nytt land kan vara ett bra avbrott från kontorsrutinen. Ta tillfället i akt att lära känna historia, kultur och sevärdheter i den nya destinationen, samt livsstilen hos de personer du möter. Du vet aldrig, du kan träffa personer som är användbara för ditt företag eller för dig. Dessutom kan du få idéer eller praktiska råd för att bygga en starkare relation med din kund och komma före dina konkurrenter. Om du har LinkedIn-kontakter eller gamla kollegor i det land du besöker, kan det vara bra att låta dem veta om din resa och fråga om de kan visa dig runt.

Om inte ditt företag hanterar visumet, kan du snabbt ta reda på vilket typ av visum du behöver för att göra affärer i det aktuella landet. Kontrollera vilka aktiviteter som är tillåtna och förbjudna för den typen av visum så att du förstår dina juridiska skyldigheter. Till exempel, ett amerikanskt B-1 visum låter dig köpa varor och utrustning, begära försäljning och investeringar, delta i ett utbildningsseminarium och förhandla om kontrakt. Om du planerar att ha semester i ett främmande land och samtidigt träffa leverantörer för ditt exportföretag, kan du kanske kombinera nytta med nöje och få ett turistvisum. Så länge du inte arbetar eller genomför aktiviteter som är restriktionerade under ett turistvisum, borde du vara inom lagens ramar. Generellt sett är det bra att se till att ditt pass och körkort är giltiga i minst ett år efter att du har rest.

Att förstå affärsetiketten i det land du besöker kan hjälpa dig att undvika pinsamheter och misstag under din resa. Läs böcker eller prata med kollegor som har arbetat eller rest i det land för att få en förståelse för vad man bör och inte bör göra i relationer och kommunikation med kunder. Hur bör du klä dig? Gillar de att ha långa samtal under måltider för att lära känna dig, eller föredrar de att direkt gå till den professionella diskussionen? Borde du ta med ett litet symboliskt present? Genom att visa att du bryr dig om dem, bygger du förtroende och underlättar affärsrelationerna.

Dricksreglerna kan skilja sig avsevärt mellan länder och kan även förändras över tid. Ha kontanter lätt tillgängliga för att undvika förlägna eller otrevliga blickar från portvakter, kapp- eller personal i restauranger, barer och nattklubbar. Att inte känna till de lokala dricksreglerna kan ge ett dåligt intryck av din affärsresa och till och med skapa ett negativt intryck av ditt företag. För att undvika att ge fel intryck på affärsresan, ha alltid lokal valuta till hands.

Oavsett om du besöker en tropisk paradisö, ett kallt land eller ett land där internationella besökare är mer benägna att bli sjuka, måste du ta hand om din hälsa. Håll dig hydratiserad. Uttorkning kan göra dig trött och yr. Beroende på din resplan, se till att du äter en näringsrik frukost/lunch och har med dig energibars för att hålla igång under möten, presentationer, seminarier och fritidsaktiviteter. Ta med halskarameller, åksjuketabletter, avsvällande medel, febernedsättande och lätt avföringsmedel.

De appar som du använder under affärsresan kan snabbt tömma batteriet på din telefon. Den sista saken du vill är att få slut på batteriet mitt under ett samtal med en viktig kund eller när du ska boka en taxi. En powerbank kommer att vara en livräddare under din resa utomlands: dina enheter kommer att vara laddade och redo att användas när du behöver dem. Undvik att ladda din enhet via USB-portar på offentliga platser som flygplatser och restauranger, eftersom detta kan utsätta din telefon för cyberattacker, en process som kallas "juice jacking".

Vad du köper, hur du köper och säljer, och hur du beter dig gör en skillnad för planeten och för konsumenterna. Exempelvis, är en produkt bättre än en annan när det gäller koldioxidavtryck, användning av kemikalier eller arbetsförhållanden? Kan företaget bevisa sina miljöpåståenden? Finns det ett sätt att kommunicera dessa skillnader till konsumenterna som kan vara villiga att betala ett högre pris för slutprodukten?

Din företagsreseregler kan ge dig vägledning om vad som är ett olämpligt present och om överskridandet av en viss summa för representation, resekostnader eller gästfrihet kan betraktas som korruption. Håll dig till alla tillämpliga anti-korruptionslagar och undvik att avvika från företagets etiska kod och dina egna värderingar, även om du tror att det kan ge ditt företag en affärsmässig fördel. Be om vägledning från din chef om du finner dig i en situation där du uppmanas att agera oetiskt.

För att göra din affärsresa utomlands framgångsrik, kom ihåg både de stora och små detaljerna. Din chef och företag investerar i dig genom att skicka dig på denna resa. Se till att du utnyttjar tiden och möjligheten för att göra det bästa av situationen och genomföra det som förväntas av dig. En framgångsrik affärsresa kan ge ett oväntat uppsving för din karriär!