Hur organiserar man en internationell resa med skolor eller klubbar?

Vad är de viktigaste aspekterna att tänka på när man planerar en säker och rolig utlandsresa med skolor och klubbar? Ett ordspråk säger att "resan är det enda du köper som gör dig rikare." En av de mest intressanta delarna av skol- och klubbmedlemskap är möjligheten att besöka utländska destinationer i grupp. Att resa till nya platser ger en bättre förståelse för människor och kulturer, breddar våra horisonter och får oss att komma ur våra egna bubblor. En noggrant genomförd planering kommer att göra resan framgångsrik för både elever, deras föräldrar och arbetsgivaren!

Vilka fördelar innebär det för eleverna att besöka just det här landet? Kommer resan att vara intellektuellt berikande, hjälpa eleverna att stärka sina fysiska färdigheter eller utveckla deras emotionella och sociala färdigheter? När barnen får ut något av resan, gör även deras föräldrar det. Förklara tydligt målen och resultaten med resan för att få föräldrarnas godkännande och eventuellt övertyga de föräldrar som är tveksamma.

Tidsperioden för resan är viktig eftersom den påverkar kostnaden. Flygpriserna är oftast högre under högsäsong på en destination. Om de flesta hotell, resorts och vandrarhem tillämpar dynamisk prissättning, sätter vissa priser på rummen beroende på säsongen. Du kanske kan få billigare flygbiljetter och boende under lågsäsong eller mellansäsong. Kontrollera även om ett flexibelt schema, som att åka några veckor innan lovet och/eller återvända efter skolstart, kan hjälpa till att hålla priserna nere.

Här spelar också resans datum en roll. Om du har en lista på attraktioner du vill besöka, kontrollera om du kan hinna med alla under resans längd, eller om vissa kanske är utom räckhåll, som en lokal parad eller festival. Försök att inte överbelasta resan, eftersom resenärer lätt kan bli utmattade och inte uppskatta de platser de verkligen ville se. Om du funderar på att anlita en resebyrå, visa dem din resplan och, beroende på deras feedback och offert, justera din lista över "måste-se" platser för att hitta en balans mellan upplevelsen och kostnaderna.

Informera elevernas föräldrar och klubbens medlemmar om detaljer och kostnader för resan minst fyra till sex månader innan avresa. Detta ger tillräckligt med tid för att göra arrangemang och åtaganden. De som är över 18 år behöver också information om kostnaden för resan för att kunna förbereda sig. Erbjud betalningsalternativ, antingen via dig eller direkt genom resebyrån. Skapa en meddelandegrupp för föräldrar och personal som följer med på resan för att dela dagliga uppdateringar och viktiga informationer.

I det olyckliga fallet att en elev blir allvarligt sjuk eller skadad utomlands, måste sjukhusavgifterna betalas ur egen ficka om de inte har en reseförsäkring. Och om destinationen är Europa eller USA, kan medicinska kostnader vara extremt höga. Rese-försäkring skyddar resenärernas intressen och är särskilt viktig om medicinsk evakuering skulle bli nödvändig vid vistelse i områden med vulkan- eller tsunamirisk. Rese-försäkringen täcker även förseningar eller avbrott i resan, samt förlorat, skadat eller stulen bagage.

För att säkerställa trygga skolutflykter:

• Håll en effektiv vuxen/elev-förhållande.

• Informera föräldrarna om personalen och transporten.

• Utbilda vuxna i första hjälpen och kontrollera deras bakgrund.

• Ha alternativa rutter för att hantera trötthet.

• Utse elever som ansvariga för tillsyn.

För resenärernas säkerhet:

• Bär ryggsäckarna på framsidan för att förhindra stöld.

• Håll ihop i grupp och ha nödkontakter.

• Informera arrangören och ambassaden om din närvaro.

• Ge personalen nödlägesplaner och rapportera snabbt om incidenter.

• Utveckla en säkerhetsplan anpassad för de specifika riskerna på destinationen.

Förvänta dig att göra kontanttransaktioner på olika platser du besöker. Även om restauranger, museer, hotell och andra företag accepterar betalning via kreditkort eller elektroniskt, ta gärna med dig åtminstone lite lokal valuta för att vara säker och undvika problem med stulna eller klonade kreditkort eller för att inte kunna betala för viktiga saker som snacks eller nödtransport för din grupp.

Barn är mer benägna att bli sjuka när de reser utomlands. Tänk på följande:

• Rådge eleverna att göra en medicinsk undersökning minst sex veckor innan resan.

• Se till att vaccinationerna är anpassade för destinationen. Till exempel kan vaccin mot gula febern vara nödvändigt i vissa delar av subsahariska Afrika och tropiska Sydamerika.

• Anpassa vaccinationerna beroende på vanliga sjukdomar i destinationen. Till exempel, tänk på rabiesvaccination för länder som Vietnam, Kina, Brasilien, Thailand och Filippinerna, japansk encefalit för Asien och Västra Stilla havet, och tyfoidfebervaccin.

• Resenärer med pre-existing sjukdomar bör ha med sig ett recept och ett läkarbrev som beskriver deras hälsotillstånd och de mediciner de tar (märkesnamn och generiskt namn).

Att planera din utlandsresa med elever och klubbmedlemmar i god tid bidrar avsevärt till att förbättra den övergripande upplevelsen av resan. Du undviker också juridiska problem som kan uppstå om något skulle gå fel under resan.